Sistem pembayaran cash saat ini menjadi PR bagi pengusaha, di mana banyak sekali ketidakjujuran yang bisa dilakukan oleh staff melalui celah ini. Pasalnya, banyak pegawai yang tidak jujur, saat menerima pembayaran tunai tidak dicatat, sehingga uang yang diterima tidak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke kantong karyawan itu sendiri.
Contohnya saja di bisnis ritel, kasir wajib menyerahkan struk kepada pelanggan, agar tidak ada celah penggelapan dana melalui meja kasir. Struk berfungsi untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pelanggan dan bukti uang masuk ke perusahaan. Jika struk tidak tercetak, otomatis dana yang dibayarkan oleh pelanggan tak bisa ditelusuri.
Hal ini bisa pula terjadi pada bisnis yang lain misalnya travel umrah. Apabila bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan bisnis travel umrah. Satu produk paket umrah saja harganya lebih dari 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang pembeliannya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang membutuhkan perhatian khususnya soal pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, bila masih menggunakan pembayaran tunai, rawan terjadi penyelewengan. Bagaimana hal itu bisa terjadi? Coba kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATAT
Katakanlah ada seorang calon jamaah yang mendaftar umrah, kemudian membayar sejumlah uang muka. Kemudian, jamaah tersebut membayar secara angsuran selama beberapa kali. Bila travel umrah masih menggunakan pencatatan transaksi & pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penggelapan dana. Transaksi tunai rawan tidak tercatat, apalagi jika travel belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk manajemen travel.
Apalagi travel tersebut sudah memiliki banyak jamaah, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diakui “hilang” dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel yang volume penjualan paketnya tinggi, omsetnya dapat mencapai milyaran. Maka, “kehilangan uang” beberapa puluh juta tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang semestinya dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil seperti ini terjadi, bisa menjadi awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang bisa dilakukan oleh pemilik travel umrah yang ingin membenahi sistem transaksi dan pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran cashless di bisnisnya. Penerapan Virtual Account misalnya, adalah solusi agar bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tidak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel dapat dihindari.
Penerapan pembayaran cashless saat ini sudah cukup lazim. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan hal ini, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel umrah. Sangat perlu untuk memakai sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran cashless.
Saat ini sudah ada sistem manajemen travel yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya bisa tersentralisasi dalam sebuah sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari pelanggan, karena sistemnya sudah terhubung antara transaksi, pembayaran, dan keuangan, maka bisa dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem digital manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga perlu memilih mana sistem yang sudah all in one dalam menyediakan solusi-solusi bagi permasalahan travel. Sehingga pengelolaan travel umrah bisa lebih mudah, rapi dan efisien.
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang bisa diraih bila travel mau beralih ke sistem digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga dalam hal pembayaran usahakan juga sudah beralih ke pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan karena sistem pembayaran non tunai membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah menggunakan Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi secara otomatis tanpa perlu meminta bukti pembayaran dari jamaah.
Apabila travel sudah memakai sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayaran, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tidak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun dapat diminimalisir.
Kedua, pembayaran non tunai sangat praktis & memudahkan tim travel. Bayangkan bila setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang diperlukan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, dan menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel kian efisien.
Ketiga, memudahkan jamaah yang akan melakukan pembayaran. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah pun demikian. Saat ini, umumnya orang tidak menyimpan uang secara cash. Bila travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah susahnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu menyetorkannya langsung pada travel.
Keempat, pencatatan & laporan keuangan yang lebih rapi. Jika travel sudah menggunakan software travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless & terintegrasi dengan sistem keuangan travel umrah, maka pembuatan laporan transaksi dan laporan keuangan pun dapat lebih mudah & cepat.
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis berjalan, maka biaya operasionalnya pun makin rendah, sehingga keuntungan lebih tinggi. Di bisnis travel, penggunaan sistem pembayaran digital, dapat menyingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus ditangani beberapa orang, kini cukup satu orang saja dapat menangani banyak pekerjaan.
Karena beberapa aktivitas berulang dapat diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, & pembuatan laporan bisa dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran cashless.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan yang telah kami uraikan, sudah saatnya travel memakai sistem pembayaran digital, serta beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran cashless. Travel yang bertahan di manajemen travel konvensional, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel beradaptasi dengan perkembangan teknologi di era digital seperti saat ini.
Oleh karena itu, sangat penting bagi pemilik bisnis maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam mengoperasikan bisnis travelnya. BIla masih pakai cara lama, jangan harap travel dapat berkembang. Bisa jadi bisnis travel tiba-tiba ambruk, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tak mau beradaptasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda memakai software digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
